Schadensfall in der Ferienwohnung: Die ersten 24 Stunden

Stunde 0 bis 2: Sichern und dokumentieren

Du betrittst die Wohnung nach dem Auschecken — und siehst das Chaos. Oder du bekommst mitten in der Nacht einen Anruf: Wasserrohrbruch, Einbruch, zertrümmertes Inventar. Was auch immer passiert ist: Die ersten zwei Stunden entscheiden darüber, ob du später Geld siehst oder nicht.

Schritt 1: Weiteren Schaden stoppen, sonst nichts verändern.

Notmaßnahmen sind Pflicht: Wasser abstellen, Strom sichern, ein kaputtes Fenster provisorisch verschließen. Nach § 82 VVG musst du den Schaden nach Möglichkeit abwenden und mindern. Alles andere bleibt, wie es ist. Jede Veränderung am Schadensort vor der Dokumentation schwächt deine Position gegenüber Versicherung und Gast. Repariere nicht, räume nicht auf, entsorge nichts. Fotografiere auch deine Notmaßnahmen.

Schritt 2: Systematisch fotografieren und filmen.

Geh mit deinem Smartphone durch jeden betroffenen Raum und filme einen zusammenhängenden Rundgang. Danach Einzelfotos: Nahaufnahmen des Schadens mit einem Maßstab (Münze, Lineal), Weitwinkelaufnahmen, die den Kontext zeigen, und Fotos von Seriennummern oder Typenschildern beschädigter Geräte. Zeitstempel aktivieren — das ist später dein Beweis.

Schritt 3: Schriftliche Bestandsaufnahme.

Notiere sofort: Was ist beschädigt? Wie viele Stücke? Welcher Zustand war vorher dokumentiert (Übergabeprotokoll)? Gibt es Zeugen — Reinigungskraft, Nachbar, Hausmeister? Lass Zeugen wenn möglich eine kurze schriftliche Bestätigung unterschreiben oder schick dir selbst eine E-Mail mit Zeitstempel.

Schritt 4: Übergabeprotokoll heraussuchen.

Das Einzugsprotokoll ist dein wichtigstes Dokument. Es belegt den Zustand vor der Anmietung. Ohne es wird es schwierig, den Schaden dem Gast zuzuordnen. Wenn du noch kein standardisiertes Protokoll nutzt — das ist eine Lektion für danach.

Stunde 2 bis 12: Melden — an wen, in welcher Reihenfolge

Sobald die Dokumentation steht, beginnt die Meldephase. Hier gibt es eine klare Reihenfolge, die du einhalten solltest.

1. Versicherung — sofort

Ruf deine Ferienwohnungsversicherung an. Nicht morgen, nicht nach dem Wochenende — jetzt. Das Gesetz verlangt, dass du den Versicherungsfall unverzüglich anzeigst, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 30 VVG). Eine feste Stundenzahl steht dort nicht; manche Verträge nennen eigene Fristen. Meine Faustregel: Melde noch am selben Tag.

Halte beim Anruf bereit:

• Versicherungsscheinnummer
• Datum und Uhrzeit der Schadensentdeckung
• Kurze Schadensbeschreibung
• Geschätzte Schadenshöhe (auch wenn du unsicher bist — schätze)

Lass dir eine Schadennummer geben und notiere den Namen des Sachbearbeiters. Das ist dein Anker für alle weiteren Kommunikationen.

2. Gast — schriftlich und sachlich

Wenn der Gast noch in der Wohnung ist oder gerade ausgecheckt hat, kontaktiere ihn schriftlich — per E-Mail oder über die Buchungsplattform (Airbnb, Booking.com etc.), damit alles dokumentiert ist. Kein Vorwurf, keine Emotion. Nur Fakten:

„Wir haben bei der Übergabe folgende Schäden festgestellt: [Liste]. Wir bitten um Ihre Stellungnahme bis [Datum].“

Wenn der Schaden während des Aufenthalts gemeldet wurde, ist der Gast bereits informiert — dann geht es jetzt um die schriftliche Bestätigung des Sachverhalts.

3. Buchungsplattform — falls relevant

Buchungsplattformen haben eigene Schadensprozesse mit eigenen Fristen. Bei Airbnb stellst du die Erstattungsanfrage innerhalb von 14 Tagen nach dem Check-out des Gastes im Resolution Center (Stand: Oktober 2026, laut Airbnb-Hilfe). Wer die Frist verpasst, riskiert, leer auszugehen. Bei anderen Plattformen prüfst du die Frist in deren Bedingungen.

4. Handwerker — aber erst nach Freigabe

Hol Kostenvoranschläge ein, beauftrage aber noch keine Reparatur, bevor die Versicherung grünes Licht gegeben hat oder ein Gutachter vor Ort war. Bei größeren Schäden schickt die Versicherung oft einen Sachverständigen. Ausgenommen sind Notmaßnahmen gegen weiteren Schaden: Die veranlasst du sofort, dokumentierst sie und hebst die Rechnungen auf. Warum eine voreilige Reparatur teuer werden kann, liest du gleich.

Stunde 12 bis 24: Gast anhören und Kostenrahmen klären

In dieser Phase geht es darum, den Schaden zu bewerten und die Weichen für die Regulierung zu stellen.

Gast-Stellungnahme ernst nehmen

Viele Vermieter machen den Fehler, die Aussage des Gastes von vornherein zu ignorieren. Das ist strategisch falsch. Erstens kann der Gast Informationen haben, die den Schaden erklären (Unfall, Materialfehler, Vorschaden). Zweitens: Wenn du später vor Gericht oder vor einer Schlichtungsstelle stehst, wirkt es besser, wenn du nachweislich zugehört hast.

Gib dem Gast 24 Stunden Zeit für eine schriftliche Stellungnahme. Danach handelst du auf Basis der vorliegenden Fakten.

Kostenrahmen realistisch einschätzen

Hol mindestens zwei Kostenvoranschläge ein. Das zeigt der Versicherung, dass du wirtschaftlich handelst, und gibt dir eine realistische Grundlage für Gespräche mit dem Gast. Denk dabei an:

• Zeitwert vs. Neuwert: Versicherungen ersetzen oft nur den Zeitwert. Ein fünf Jahre altes Sofa wird nicht zum Neupreis ersetzt.
• Selbstbeteiligung: Liegt der Schaden unter deiner Selbstbeteiligung, trägst du ihn selbst — dann ist die Frage, ob du ihn beim Gast geltend machst.
• Mietausfall: Wenn die Wohnung für Reparaturen nicht vermietbar ist, entsteht zusätzlicher Schaden. Ob dieser abgedeckt ist, hängt von deiner Police ab — lies dazu auch unseren Leitfaden zum Mietausfall bei Ferienwohnungen absichern.

Beispiel: Partyschaden nach einem Wochenende

Angenommen, ein Vermieter vermietet eine 80-Quadratmeter-Wohnung. Nach einem Wochenendaufenthalt findet er beim Checkout-Check folgendes vor: zerbrochene Glastür zur Terrasse (Schaden: ca. 1.400 Euro), beschädigtes Ledersofa (Zeitwert ca. 600 Euro), Flecken auf dem Parkett (Schaden unklar, Schätzung 800–1.200 Euro). Gesamtschaden: ca. 2.800–3.200 Euro.

Stunde 0–2: Der Vermieter fotografiert alles systematisch, holt die Reinigungskraft als Zeugin dazu, die eine kurze schriftliche Bestätigung unterschreibt. Er vergleicht mit dem Einzugsprotokoll — alle drei Positionen waren beim Einzug einwandfrei.

Stunde 3: Er ruft seine Ferienwohnungsversicherung an, meldet den Schaden, erhält die Schadennummer. Parallel schreibt er dem Gast über Airbnb eine sachliche Nachricht mit Fotodokumentation.

Stunde 6: Der Gast antwortet — er räumt die Glastür ein, bestreitet aber Sofa und Parkett. Der Vermieter notiert das.

Stunde 10: Er holt zwei Kostenvoranschläge für die Glastür ein (1.380 und 1.450 Euro). Er öffnet zusätzlich einen Airbnb-Schadensfall.

Ergebnis: Die Glastür, die der Gast einräumt, fordert der Vermieter vom Gast. Der kann sie seiner Privathaftpflicht melden. Für Sofa und Parkett, die der Gast bestreitet, prüft die eigene Versicherung die Leistung; die Selbstbeteiligung trägt der Vermieter selbst. Den Airbnb-Fall hat er fristgerecht geöffnet. Doppelt ersetzt bekommt er den Schaden nicht: Was eine Stelle zahlt, fehlt bei der anderen. Wie viel am Ende wer trägt, hängt von Police und Plattformregeln ab. Entscheidend ist: Er hat keine Frist verpasst und vor der Begutachtung nichts verändert.

Die drei Fehler, die deinen Anspruch kosten

In meinen über 2.000 Beratungen als Versicherungsexperte habe ich diese drei Fehler immer wieder gesehen — und sie kosten Vermieter jedes Mal bares Geld.

Fehler 1: Reparieren vor der Begutachtung

Du willst die Wohnung schnell wieder vermieten — verständlich. Aber wenn du reparierst, bevor die Versicherung oder ein Gutachter den Schaden gesehen hat, kann sie Ursache und Umfang nicht mehr prüfen. Viele Verträge verlangen deshalb, den Schadensort bis zur Freigabe unverändert zu lassen. Verletzt du so eine Pflicht, kann der Versicherer je nach Verschulden kürzen, bei Vorsatz auch ganz leistungsfrei sein (§ 28 VVG). Automatisch weg ist der Anspruch nicht. Notmaßnahmen gegen weiteren Schaden sind sogar Pflicht (§ 82 VVG). Die Reihenfolge lautet also: sichern, dokumentieren, Freigabe holen, reparieren.

Fehler 2: Kaution ohne Nachweis einbehalten

Die Kaution einfach einzubehalten, weil „ja offensichtlich“ der Gast schuld ist, ist rechtlich gefährlich. Du brauchst eine nachvollziehbare Aufstellung: Was ist beschädigt? Was kostet die Reparatur? Welcher Betrag wird einbehalten? Ohne diese Dokumentation riskierst du, die Kaution zurückzahlen zu müssen — plus Zinsen und Anwaltskosten, wenn der Gast klagt.

Fehler 3: Zu spät melden

Jede Versicherungspolice hat Meldefristen. Wer zu spät meldet, gibt der Versicherung einen Grund, die Leistung zu kürzen oder ganz zu verweigern. Das gilt auch für Plattformen: Airbnb-Fristen sind streng — wer sie verpasst, riskiert, leer auszugehen. Melde immer sofort, auch wenn du noch nicht alle Details kennst. Du kannst den Schaden später präzisieren.

Fristen, die wirklich gelten

Hier eine Übersicht der relevanten Fristen — ohne Anspruch auf Vollständigkeit, da jeder Vertrag individuell ist:

Wichtig: Diese Tabelle gibt dir eine Orientierung. Die tatsächlichen Fristen stehen in deinem Versicherungsvertrag und in den AGB der Buchungsplattform. Lies sie — oder lass sie von einem Versicherungsexperten prüfen.

Wenn du wissen willst, welche Schäden überhaupt am häufigsten auftreten und wie du dich dagegen absicherst, schau dir unseren Artikel zu den 7 häufigsten Schäden in Ferienwohnungen an.

Dein Meldeschema zum Kopieren

Speicher dir dieses Schema als Vorlage — für den Moment, wenn du es brauchst und klar denken schwerfällt:

Häufige Fragen

Muss ich den Schaden melden, auch wenn er unter meiner Selbstbeteiligung liegt?

Ja — in den meisten Fällen. Viele Versicherungsverträge verlangen eine Meldung unabhängig von der Schadenshöhe. Außerdem kann sich herausstellen, dass der Schaden größer ist als zunächst gedacht. Melde immer, entscheide später, ob du eine Regulierung beantragst.

Was, wenn der Gast den Schaden bestreitet?

Dann ist deine Dokumentation entscheidend. Fotos mit Zeitstempel, das Einzugsprotokoll und Zeugenaussagen sind deine Beweismittel. Ohne diese wird es schwierig, den Schaden dem Gast zuzuordnen. Was du im Streitfall genau beweisen musst, erklärt der Artikel Beweislast bei Schäden in der Ferienwohnung: Wer zahlt?

Darf ich die Kaution einbehalten, bis der Schaden reguliert ist?

Grundsätzlich ja, aber nur in Höhe des nachgewiesenen Schadens und nur für eine angemessene Zeit. Du musst dem Gast eine schriftliche Aufstellung schicken. Behältst du mehr ein als nachweisbar geschuldet, riskierst du eine Klage.

Was passiert, wenn ich die Airbnb-Frist verpasse?

Dann riskierst du, über AirCover für Gastgeber leer auszugehen. Verlass dich nicht auf Kulanz. Deshalb: Melde den Schaden auf der Plattform sofort — auch wenn du noch nicht alle Details hast. Du kannst die Meldung später ergänzen.

Lohnt es sich, bei kleinen Schäden (unter 300 Euro) die Versicherung einzuschalten?

Das hängt von deiner Selbstbeteiligung und deinem bisherigen Schadenverlauf ab. Oft ist es wirtschaftlicher, kleine Schäden selbst zu tragen und direkt beim Gast geltend zu machen. Wenn du unsicher bist, wie deine Police aufgestellt ist und ob sie für deinen Betrieb wirklich passt — dann ist ein Erstgespräch mit einem Versicherungsexperten der schnellste Weg zur Klarheit.

Du stehst gerade mitten in einem Schadensfall und weißt nicht, ob du alles richtig machst? Ich helfe dir, die nächsten Schritte zu sortieren — bevor ein Fehler deinen Anspruch kostet. Meld dich für ein Erstgespräch.