Das Wichtigste in Kürze: Ein Schadensfall in der Ferienwohnung melden — das muss innerhalb von 24 Stunden passieren. Dokumentiere zuerst, melde dann an Versicherung und Gast, und kläre den Kostenrahmen. Wer zu spät handelt oder vorschnell repariert, riskiert seinen Versicherungsschutz vollständig.
Stunde 0 bis 2: Sichern und dokumentieren
Du betrittst die Wohnung nach dem Auschecken — und siehst das Chaos. Oder du bekommst mitten in der Nacht einen Anruf: Wasserrohrbruch, Einbruch, zertrümmertes Inventar. Was auch immer passiert ist: Die ersten zwei Stunden entscheiden darüber, ob du später Geld siehst oder nicht.
Schritt 1: Nichts anfassen, nichts wegräumen.
Das klingt kontraintuitiv, weil du natürlich sofort handeln willst. Aber jede Veränderung am Schadensort, die vor der Dokumentation stattfindet, schwächt deine Position gegenüber der Versicherung und gegenüber dem Gast. Repariere nicht, räume nicht auf, entsorge nichts — noch nicht.
Schritt 2: Systematisch fotografieren und filmen.
Geh mit deinem Smartphone durch jeden betroffenen Raum und filme einen zusammenhängenden Rundgang. Danach Einzelfotos: Nahaufnahmen des Schadens mit einem Maßstab (Münze, Lineal), Weitwinkelaufnahmen, die den Kontext zeigen, und Fotos von Seriennummern oder Typenschildern beschädigter Geräte. Zeitstempel aktivieren — das ist später dein Beweis.
Schritt 3: Schriftliche Bestandsaufnahme.
Notiere sofort: Was ist beschädigt? Wie viele Stücke? Welcher Zustand war vorher dokumentiert (Übergabeprotokoll)? Gibt es Zeugen — Reinigungskraft, Nachbar, Hausmeister? Lass Zeugen wenn möglich eine kurze schriftliche Bestätigung unterschreiben oder schick dir selbst eine E-Mail mit Zeitstempel.
Schritt 4: Übergabeprotokoll heraussuchen.
Das Einzugsprotokoll ist dein wichtigstes Dokument. Es belegt den Zustand vor der Anmietung. Ohne es wird es schwierig, den Schaden dem Gast zuzuordnen. Wenn du noch kein standardisiertes Protokoll nutzt — das ist eine Lektion für danach.
Stunde 2 bis 12: Melden — an wen, in welcher Reihenfolge
Sobald die Dokumentation steht, beginnt die Meldephase. Hier gibt es eine klare Reihenfolge, die du einhalten solltest.
1. Versicherung — sofort
Ruf deine Ferienwohnungsversicherung an. Nicht morgen, nicht nach dem Wochenende — jetzt. Die meisten Policen haben eine Obliegenheit zur unverzüglichen Schadensmeldung. Was „unverzüglich“ bedeutet, variiert je nach Vertrag, aber 24 Stunden sind die Obergrenze, die du nie überschreiten solltest.
Halte beim Anruf bereit:
- Versicherungsscheinnummer
- Datum und Uhrzeit der Schadensentdeckung
- Kurze Schadensbeschreibung
- Geschätzte Schadenshöhe (auch wenn du unsicher bist — schätze)
Lass dir eine Schadennummer geben und notiere den Namen des Sachbearbeiters. Das ist dein Anker für alle weiteren Kommunikationen.
2. Gast — schriftlich und sachlich
Wenn der Gast noch in der Wohnung ist oder gerade ausgecheckt hat, kontaktiere ihn schriftlich — per E-Mail oder über die Buchungsplattform (Airbnb, Booking.com etc.), damit alles dokumentiert ist. Kein Vorwurf, keine Emotion. Nur Fakten:
> „Wir haben bei der Übergabe folgende Schäden festgestellt: [Liste]. Wir bitten um Ihre Stellungnahme bis [Datum].“
Wenn der Schaden während des Aufenthalts gemeldet wurde, ist der Gast bereits informiert — dann geht es jetzt um die schriftliche Bestätigung des Sachverhalts.
3. Buchungsplattform — falls relevant
Bei Buchungen über Airbnb oder Vrbo gibt es eigene Schadensregulierungsprozesse (AirCover, etc.). Diese haben eigene Fristen — bei Airbnb zum Beispiel musst du den Schaden innerhalb von 14 Tagen nach dem Checkout oder vor dem nächsten Gast-Einchecken melden, je nachdem, was früher eintritt. Wer das verpasst, verliert den Anspruch vollständig.
4. Handwerker — aber erst nach Freigabe
Hol Kostenvoranschläge ein, beauftrage aber noch keine Reparatur, bevor die Versicherung grünes Licht gegeben hat oder ein Gutachter vor Ort war. Bei größeren Schäden (ab ca. 1.000–2.000 Euro) schickt die Versicherung oft einen Sachverständigen. Wer vorher repariert, verliert den Anspruch — dazu gleich mehr.
Stunde 12 bis 24: Gast anhören und Kostenrahmen klären
In dieser Phase geht es darum, den Schaden zu bewerten und die Weichen für die Regulierung zu stellen.
Gast-Stellungnahme ernst nehmen
Viele Vermieter machen den Fehler, die Aussage des Gastes von vornherein zu ignorieren. Das ist strategisch falsch. Erstens kann der Gast Informationen haben, die den Schaden erklären (Unfall, Materialfehler, Vorschaden). Zweitens: Wenn du später vor Gericht oder vor einer Schlichtungsstelle stehst, wirkt es besser, wenn du nachweislich zugehört hast.
Gib dem Gast 24 Stunden Zeit für eine schriftliche Stellungnahme. Danach handelst du auf Basis der vorliegenden Fakten.
Kostenrahmen realistisch einschätzen
Hol mindestens zwei Kostenvoranschläge ein. Das zeigt der Versicherung, dass du wirtschaftlich handelst, und gibt dir eine realistische Grundlage für Gespräche mit dem Gast. Denk dabei an:
- Zeitwert vs. Neuwert: Versicherungen ersetzen oft nur den Zeitwert. Ein fünf Jahre altes Sofa wird nicht zum Neupreis ersetzt.
- Selbstbeteiligung: Liegt der Schaden unter deiner Selbstbeteiligung, trägst du ihn selbst — dann ist die Frage, ob du ihn beim Gast geltend machst.
- Mietausfall: Wenn die Wohnung für Reparaturen nicht vermietbar ist, entsteht zusätzlicher Schaden. Ob dieser abgedeckt ist, hängt von deiner Police ab — lies dazu auch unseren Leitfaden zum Mietausfall bei Ferienwohnungen absichern.
Praxisfall: Partyschaden in Schwerin
Ein Vermieter aus Schwerin — nennen wir ihn Thomas — vermietet eine 80-Quadratmeter-Wohnung am Schweriner See. Nach einem Wochenendaufenthalt findet er beim Checkout-Check folgendes vor: zerbrochene Glastür zur Terrasse (Schaden: ca. 1.400 Euro), beschädigtes Ledersofa (Zeitwert ca. 600 Euro), Flecken auf dem Parkett (Schaden unklar, Schätzung 800–1.200 Euro). Gesamtschaden: ca. 2.800–3.200 Euro.
Stunde 0–2: Thomas fotografiert alles systematisch, holt die Reinigungskraft als Zeugin dazu, die eine kurze schriftliche Bestätigung unterschreibt. Er vergleicht mit dem Einzugsprotokoll — alle drei Positionen waren beim Einzug einwandfrei.
Stunde 3: Er ruft seine Ferienwohnungsversicherung an, meldet den Schaden, erhält die Schadennummer. Parallel schreibt er dem Gast über Airbnb eine sachliche Nachricht mit Fotodokumentation.
Stunde 6: Der Gast antwortet — er räumt die Glastür ein, bestreitet aber Sofa und Parkett. Thomas notiert das.
Stunde 10: Thomas holt zwei Kostenvoranschläge für die Glastür ein (1.380 und 1.450 Euro). Er öffnet zusätzlich einen Airbnb-Schadensfall.
Ergebnis: Die Versicherung übernimmt nach Abzug der Selbstbeteiligung (500 Euro) den Großteil. Airbnb reguliert über AirCover weitere 900 Euro. Thomas bleibt auf ca. 400 Euro sitzen — aber er hat alles richtig gemacht und seinen Anspruch nicht durch Fehler verloren.
Die drei Fehler, die deinen Anspruch kosten
In meinen über 2.000 Beratungen als Versicherungsexperte habe ich diese drei Fehler immer wieder gesehen — und sie kosten Vermieter jedes Mal bares Geld.
Fehler 1: Reparieren vor der Begutachtung
Du willst die Wohnung schnell wieder vermieten — verständlich. Aber wenn du reparierst, bevor die Versicherung oder ein Gutachter den Schaden gesehen hat, verlierst du deinen Anspruch. Die Versicherung kann den Schaden nicht mehr prüfen. Punkt. Hol immer erst die Freigabe, bevor du den Handwerker beauftragst.
Fehler 2: Kaution ohne Nachweis einbehalten
Die Kaution einfach einzubehalten, weil „ja offensichtlich“ der Gast schuld ist, ist rechtlich gefährlich. Du brauchst eine nachvollziehbare Aufstellung: Was ist beschädigt? Was kostet die Reparatur? Welcher Betrag wird einbehalten? Ohne diese Dokumentation riskierst du, die Kaution zurückzahlen zu müssen — plus Zinsen und Anwaltskosten, wenn der Gast klagt.
Fehler 3: Zu spät melden
Jede Versicherungspolice hat Meldefristen. Wer zu spät meldet, gibt der Versicherung einen Grund, die Leistung zu kürzen oder ganz zu verweigern. Das gilt auch für Plattformen: Airbnb-Fristen sind hart — wer sie verpasst, bekommt nichts. Melde immer sofort, auch wenn du noch nicht alle Details kennst. Du kannst den Schaden später präzisieren.
Fristen, die wirklich gelten
Hier eine Übersicht der relevanten Fristen — ohne Anspruch auf Vollständigkeit, da jeder Vertrag individuell ist:
| Situation | Frist | Konsequenz bei Versäumnis |
|—|—|—|
| Schadensmeldung an Versicherung | Unverzüglich (max. 24–72 Std.) | Leistungskürzung oder -verweigerung |
| Airbnb AirCover-Meldung | 14 Tage nach Checkout oder vor nächstem Check-in | Anspruchsverlust |
| Vrbo/HomeAway | 14 Tage nach Checkout | Anspruchsverlust |
| Kautionseinbehalt mitteilen | Je nach AGB, oft 7–14 Tage | Rückzahlungspflicht |
| Mahnschreiben an Gast | Keine gesetzliche Frist, aber zeitnah | Verjährung nach 3 Jahren |
Wichtig: Diese Tabelle gibt dir eine Orientierung. Die tatsächlichen Fristen stehen in deinem Versicherungsvertrag und in den AGB der Buchungsplattform. Lies sie — oder lass sie von einem Versicherungsexperten prüfen.
Wenn du wissen willst, welche Schäden überhaupt am häufigsten auftreten und wie du dich dagegen absicherst, schau dir unseren Artikel zu den 7 häufigsten Schäden in Ferienwohnungen an.
Dein Meldeschema zum Kopieren
Speicher dir dieses Schema als Vorlage — für den Moment, wenn du es brauchst und klar denken schwerfällt:
„`
SCHADENSFALL-CHECKLISTE — ERSTE 24 STUNDEN
□ Stunde 0–2: Dokumentation
□ Nichts anfassen, nichts reparieren
□ Videorundgang durch alle betroffenen Räume
□ Einzelfotos mit Zeitstempel (Nahaufnahme + Kontext)
□ Zeugen notieren / Bestätigung einholen
□ Übergabeprotokoll heraussuchen
□ Stunde 2–6: Meldungen
□ Versicherung anrufen → Schadennummer notieren
□ Gast schriftlich kontaktieren (E-Mail / Plattform)
□ Buchungsplattform informieren (Airbnb, Vrbo etc.)
□ Stunde 6–12: Bewertung
□ Mindestens 2 Kostenvoranschläge einholen
□ Zeitwert vs. Neuwert prüfen
□ Mietausfall berechnen (falls Wohnung gesperrt)
□ Stunde 12–24: Klärung
□ Gast-Stellungnahme abwarten und dokumentieren
□ Kostenrahmen mit Versicherung abstimmen
□ Kautionseinbehalt schriftlich begründen
NICHT TUN:
✗ Reparieren vor Gutachter-Freigabe
✗ Kaution ohne Nachweis einbehalten
✗ Meldung verzögern
„`
Häufige Fragen
Muss ich den Schaden melden, auch wenn er unter meiner Selbstbeteiligung liegt?
Ja — in den meisten Fällen. Viele Versicherungsverträge verlangen eine Meldung unabhängig von der Schadenshöhe. Außerdem kann sich herausstellen, dass der Schaden größer ist als zunächst gedacht. Melde immer, entscheide später, ob du eine Regulierung beantragst.
Was, wenn der Gast den Schaden bestreitet?
Dann ist deine Dokumentation entscheidend. Fotos mit Zeitstempel, das Einzugsprotokoll und Zeugenaussagen sind deine Beweismittel. Ohne diese wird es schwierig, den Schaden dem Gast zuzuordnen. Das Thema Beweislast ist komplex — dazu erscheint in Kürze ein eigener Artikel.
Darf ich die Kaution einbehalten, bis der Schaden reguliert ist?
Grundsätzlich ja, aber nur in Höhe des nachgewiesenen Schadens und nur für eine angemessene Zeit. Du musst dem Gast eine schriftliche Aufstellung schicken. Behältst du mehr ein als nachweisbar geschuldet, riskierst du eine Klage.
Was passiert, wenn ich die Airbnb-Frist verpasse?
Du verlierst deinen Anspruch auf Entschädigung über AirCover vollständig. Es gibt keine Kulanzregelung. Deshalb: Melde den Schaden auf der Plattform sofort — auch wenn du noch nicht alle Details hast. Du kannst die Meldung später ergänzen.
Lohnt es sich, bei kleinen Schäden (unter 300 Euro) die Versicherung einzuschalten?
Das hängt von deiner Selbstbeteiligung und deinem Schadenfreiheitsrabatt ab. Oft ist es wirtschaftlicher, kleine Schäden selbst zu tragen und direkt beim Gast geltend zu machen. Wenn du unsicher bist, wie deine Police aufgestellt ist und ob sie für deinen Betrieb wirklich passt — dann ist ein Erstgespräch mit einem Versicherungsexperten der schnellste Weg zur Klarheit.
Du stehst gerade mitten in einem Schadensfall und weißt nicht, ob du alles richtig machst? Ich helfe dir, die nächsten Schritte zu sortieren — bevor ein Fehler deinen Anspruch kostet. Meld dich für ein Erstgespräch.
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